Privacyverklaring - GDPR

PRIVACYVERKLARING & GDPR

ALGEMEEN

Als X Archery Team vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

X Archery Team
Neervenweg 14, 2990 Wuustwezel
E-mail: XAT.Secretaris@gmail.com

DOEL VERKREGEN PERSOONSGEGEVENS

Je persoonsgegevens worden door X ArcheryTeam vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de Handboogliga en haar clubs (uitvoering overeenkomst);
• Ter promotie van de handboogsport (gerechtvaardigd belang);
• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (na toestemming betrokkene);
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).

INHOUD GEGEVENS

Wij kunnen volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:

• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail;
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, taal;
• Indien van toepassing: wedstrijdresultaten, G-sport classificatie, juryniveau, opleidingsniveau trainersopleiding, functie binnen de vereniging en afsluiten van sportverzekering;
• Beeldmateriaal: op wedstrijd- en trainingsplaatsen, clubevenementen allerhande (publieke plaatsen) is er een stilzwijgende toestemming afgeleid uit de feitelijke omstandigheden. De foto’s of video’s zullen niet verder gebruikt of gereproduceerd buiten in het eigen club- of sportfederatiegebeuren.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

VERWERKERS VAN GEGEVENS

De gegevens worden verwerkt door:

• Personeelsleden van de Handboogliga;
• Verantwoordelijken van X Archery Team vzw: Secretaris voor de lokale leden of zijn of haar vervanger;
• Verantwoordelijken van de overheid (lokaal, Vlaams, federaal) tot het bekomen van subsidiëring (wettelijke verplichting).

VERSTREKKING AAN DERDEN-VERWERKERS

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo geven we gegevens door aan een derde partij voor:

• Voor de sportieve werking van de federatie aan de Handboogliga;
• Verantwoordelijken van de overheid tot het bekomen van subsidiëring (wettelijke verplichting).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

VERSTREKKING AAN DERDEN-ONTVANGERS

We geven gegevens door aan een derde partij (ontvanger) voor:

• Subsidiëring aan de lokale overheid (indien nodig aan de Vlaamse en of de federale overheid).

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met andere derden-ontvangers indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

MINDERJARIGEN

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger (handtekening op de (her)aanvraag lidmaatschap kaart – wordt jaarlijks hernieuwd).

BEWAARTERMIJN

X Archery Team vzw bewaren de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
X Archery Team vzw verbindt zich ertoe de algemene gegevens niet langer bij te houden dan 2 jaar na de laatste activiteit van het lid binnen de federatie of haar clubs voor statistische doelstellingen.
Wedstrijdresultaten (van officiële competities) worden onbeperkt bijgehouden om jaarranglijsten, allertijden lijsten en palmaressen te kunnen produceren.

BEVEILIGING VAN DE GEGEVENS

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens X Archery Team vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en confidentieel gebruik;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Al onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Operationeel gebruik van de lokale database X Archery Team vzw

Informatica-apparatuur waarmee toegang mogelijk is tot de persoonsgegevens worden bewaard of verwerkt, mogen nooit onbewaakt worden achtergelaten. De toegang moet steeds met een sterk paswoord worden afgeschermd.

• Afgeschreven informatica-materiaal wordt steeds volledig blank gemaakt alvorens het de organisatie verlaat.
• Papieren archieven met persoonsgegevens zoals alle aansluitingskaarten, vergunningsaanvragen,… worden steeds achter slot bewaard.
• Oude papieren archieven wordt vernietigd, niet gestort.
• Wedstrijdresultaten behoren tot het 'openbaar domein'. Deze informatie valt niet onder de hierboven beschreven spelregels, zelfs al bevatten deze gegevens naam, voornaam, geboortedatum en/of aansluitingsclub.
• Wanneer een persoon beroep doet op zijn recht tot schrapping wordt hij/zij niet uit wedstrijdresultaten, statistieken, palmaressen,… verwijderd.

JE RECHTEN OMTRENT JE GEGEVENS

Je hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via de hoger vermelde adressen kun je hier ons hiervoor contacteren. Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Recht op vergetelheid

• Bij een aanvraag tot wissen, worden de resultaten van wedstrijden niet gewist.
• Wij, X Archery Team vzw, zullen de federatie te verwittigen om de gegevens van betrokken persoon effectief uit de database te schrappen.
• X Archery Team vzw moet niet beschikken over een DPO (Data Protection Officer), omdat wij geen gevoelige gegevens verwerken op grote schaal noch dat er regelmatig observatie of analyse van de persoonsgegevens uitgevoerd wordt.

KLACHTEN

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

WIJZIGING PRIVACYVERKLARING

X Archery Team vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigen.

De laatste wijziging gebeurde op 28 oktober 2018.